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PLANIFICACIÓN, CONTROL Y SISTEMAS DE INFORMACIÓN
5.1 INTRODUCCIÓN: LAS FUNCIONES ADMINISTRATIVAS.
- LA CONSECUCIÓN DE LOS OBJETIVOS ORGANIZACIONALES REQUIERE DE UNA SERIE DE DECISIONES Y ACCIONES QUE ENMARCAMOS EN LAS DENOMINADAS FUNCIONES ADMINISTRATIVAS.
- ALGUNAS DE ESTAS DECISIONES ANTICIPAN LAS ACCIONES A DESARROLLAR PARA ALCANZAR LOS OBJETIVOS (QUÉ HACER), ADEMÁS DE RESPONDER A QUIÉN O QUIÉNES, CUÁNDO Y CÓMO, ES DECIR, COMPROMETEN UNOS RECURSOS HUMANOS Y MATERIALES.
- MEDIANTE OTRAS ACCIONES SE INTENTA COMPROBAR QUE LA ORGANIZACIÓN SE DIRIGE HACIA LOS OBJETIVOS O SI HAY DESVIACIONES, EN CUYO CASO SE TOMARÁN DECISIONES Y ACCIONES CORRECTIVAS.
- LAS DECISIONES Y ACCIONES GENERAN DATOS NECESARIOS PARA LAS COMPROBACIONES Y CORRECCIONES, SIEMPRE Y CUANDO SEAN DEBIDAMENTE RECOGIDOS, ALMACENADOS, PROCESADOS Y DISTRIBUIDOS.
APARTADOS DEL TEMA (Puntos introducción): PLANIFICACIÓN (2.), CONTROL (3.) Y SISTEMAS DE INFORMACIÓN (4.).
5.2 PLANIFICACIÓN.
CONCEPTO.
- Función básica de la Administración.
- Sistema de decisiones anticipadas tendentes a guiar a los integrantes de la empresa en las acciones que llevarán a la misma a alcanzar sus objetivos (qué, quién, cuándo, cómo).
- Compromiso de despliegue de recursos (materiales, humanos y financieros) en un horizonte temporal determinado.
- La planificación es un proceso mental que se debiera materializar en unos planes.
LOS PLANES.
- Los planes son el resultado de la planificación y en ellos se plasman las acciones a desarrollar y los recursos a desplegar.
- Todo plan se debe desarrollar a partir de unos programas y unos presupuestos.
TIPOS DE PLANES.
- SEGÚN LA TEMPORALIDAD.
- Planes a largo plazo: Suelen abarcar un plazo no inferior a tres años.
- Planes a corto plazo: Con un marco temporal no superior a los doce meses.
- SEGÚN EL NIVEL DECISORIO.
1. Planes corporativos o estratégicos.
- Contemplan a la empresa como grupo.
- Son a largo plazo.
- Responsabilidad de la alta dirección.
- Líneas de acción estratégica, asignación de responsabilidades y recursos y presupuestos globales.
2. Planes tácticos.
- Afectan a los niveles de negocio, división o área funcional.
- Medio y largo plazo.
- Responsabilidad de la dirección media.
- Establecimiento de procedimientos y normas en empleo recursos.
- Asignación de responsabilidades de operación y control.
TIPOS DE PLANES.
- SEGÚN EL NIVEL DECISORIO.
3. Planes operativos.
- Corto plazo.
- Responsabilidad de los mandos operativos
- Programación del trabajo individual.
- Tiempos de ejecución de las operaciones.
- Instrucciones operativas.
- SEGÚN LA FRECUENCIA DE USO.
1. Planes de un solo uso: Para ser usados una sola vez por exigencias de una determinada situación única y excepcional.
2. Planes de uso continuado: Guía para actividades de realización permanente y repetitiva.
LAS FASES DEL PROCESO DE PLANIFICACIÓN.
1. DETERMINACIÓN DE LAS PREMISAS.
Misión y valores de la empresa.
Análisis externo e interno (Análisis DAFO). Posicionamiento competitivo deseado.
2. ESPECIFICACIÓN DE OBJETIVOS.
Su cumplimiento garantiza alcanzar la misión.
3. DETERMINACIÓN CURSOS DE ACCIÓN ALTERNATIVOS.
Posibles planes (estrategias o actividades) que puedan llevar a cumplir objetivos.
4. EVALUACIÓN Y JERARQUIZACIÓN DE CURSOS DE ACCIÓN.
5. ELECCIÓN DE UN CURSO DE ACCIÓN.
6. FORMULACIÓN DE PLANES DERIVADOS.
Subobjetivos, políticas de asignación y organización de recursos, programas de trabajo (contrataciones, formación de directivos y empleados, asuntos legales, etc), programas de inversión, plazos, etc.
7. PRESUPUESTACIÓN.
LOS PRINCIPIOS DE LA PLANIFICACIÓN.
- METODICIDAD (Análisis estratégico permanente).
- FLEXIBILIDAD (Capacidad de corregir el proceso, parcial o totalmente).
- EXACTITUD (Suficiente).
- ECONOMICIDAD.
5.3 CONTROL.
NOCIONES BÁSICAS.
1. Planificado el futuro, organizados los medios y ejecutadas las decisiones (acción), los directivos deben llevar a cabo la función de control.
2. Verificación de que todo discurra de acuerdo a lo previsto en la planificación.
3. Función que cierra y completa el proceso administrativo al iniciar la retroalimentación de las acciones que se toman.
4. Proceso de observación y medida, por comparación regular, de unas magnitudes previstas y sus consecuentes realizaciones, que permitirá disponer de unas diferencias (información) para regular las decisiones que alcancen los objetivos planteados.
LAS FASES DEL PROCESO DE CONTROL.
1. MEDICIÓN (Técnicas, variables, indicadores, criterios y unidades de medida).
2. COMPARACIÓN (Definición de estándares: objetivos y/o indicadores).
3. CORRECCIÓN .
TÉCNICAS DE CONTROL.
Tradicionalmente: Formalismos contables (control presupuestario).
A posteriori, periódico, cuantitativo y orientado a rdos. fin. y a c.p.
Evolución: Formalismos contables + Otras herramientas.
Otras herramientas: Cuadro mandos: ratios sobre Factores Críticos del Éxito.
Balance puntos fuertes y débiles (evolución).
Benchmarking (comparación con empresas ejemplares).
PRINCIPIOS DE UN SISTEMA DE CONTROL.
1. Ser entendible.
2. Efectividad y rapidez (detección de desviaciones en momento oportuno).
3. Flexibilidad (adaptación a cambios en la actividad).
4. Economicidad.
5. Continuidad.
5.4 SISTEMAS DE INFORMACIÓN.
NOCIONES BÁSICAS: LA IMPORTANCIA DE LA INFORMACIÓN.
1. La información alimenta todo el ciclo o proceso administrativo.
2. La información debe alcanzar (comunicación) a todos los miembros de la organización y a su entorno.
La información es el input básico del proceso administrativo. La toma de decisiones es el motor del ciclo “información-decisión-acción-información”, verdadera esencia de la administración o dirección de una empresa en todos sus niveles.
EL SISTEMA DE INFORMACIÓN EMPRESARIAL. CONCEPTO.
“Conjunto de elementos (“recursos del sistema”) interrelacionados (“actividades del sistema”) para la consecución de un fin común: la satisfacción de las necesidades de información de los usuarios finales”. La adecuada administración de este sistema es una de las claves de la supervivencia de las compañías en la actualidad.
LOS RECURSOS DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN.
1. RECURSOS HUMANOS.
Usuarios finales (directivos, operarios y agentes externos).
Técnicos.
2. RECURSOS DE HARDWARE.
Ordenadores y periféricos.
3. REDES.
Internet, intranet, extranet y redes sociales.
4. RECURSOS DE SOFTWARE.
Software de sistemas, de aplicaciones. Políticas, procedimientos y manuales.
5. DATOS.
Materia prima del sistema de información (importancia de la bases de datos).
LAS ACTIVIDADES DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN.
ENTRADA, PROCESO, SALIDA, DISTRIBUCIÓN, ALMACENAMIENTO Y CONTROL.
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