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PLANEACIÓN Y ADMINISTRACIÓN ESTRATEGICA
PLANEACIÓN
LA FUNCIÓN DE LA PLANEACIÓN
- La planeación es la función administrativa básica que implica:
- el establecimiento de objetivos y
- el planteamiento de las acciones necesarias para cumplirlos,
- apoyando la eficacia en la toma de decisiones y el manejo adecuado de los recursos organizacionales.
LA FUNCION DE LA PLANEACIÓN
- La administración sin planeación no tiene razón de ser:
- Sin objetivos específicos que lograr y estrategias para alcanzarlos, la organización, la dirección y el control se vuelven innecesarios o carentes de un sentido práctico.
PLANEACIÓN
- Es un proceso de decidir de antemano qué se hará y de qué manera.
- Incluye determinar:
- las misiones globales,
- identificar los resultados claves y
- fijar objetivos específicos,
- así como políticas para el desarrollo, programas y procedimientos para alcanzarlos.
PLANEACIÓN
- Es un proceso que comienza por los objetivos, define estrategias, políticas y planes detallados para alcanzarlos.
- Establece una organización para la instrumentación de las decisiones e incluye una revisión del desempeño y mecanismos de retroalimentación para el inicio de un nuevo ciclo de planeación.
- En conclusión, la planeación es:
- El proceso de establecer lo que la organización quiere lograr en el futuro, por medio de la misión y los objetivos organizacionales, definiendo resultados claves y las estrategias, políticas, programas y procedimientos para alcanzarlos.
SE OCUPA DE LOS FINES:
¿QUE DEBE HACERSE?
SE OCUPA DE LOS MEDIOS:
¿COMO DEBE HACERSE?
PLANEACIÓN
ES UN PROCESO CONTINUO QUE REFLEJA LOS CAMBIOS DEL AMBIENTE ALREDEDOR DE LA EMPRESA.
SUPREMACÍA DE LA PLANEACIÓN
La planeación y el control son inseparables.
Los planes establecen los estándares de control.
Cualquier control sin planes carece de sentido.
ESTRECHA RELACIÓN Planeación y Control
Principales objetivos de la planeación
Facilitar el control:
- Al planear se desarrollan objetivos y por su parte, en la función de control se comparará el desempeño real contra los objetivos.
- Sin la planeación no puede haber control.
Principales objetivos de la planeación
Reducir la incertidumbre:
- Obliga a los administradores a ver hacia el futuro, anticipar los cambios, considerar su impacto y desarrollar las respuestas adecuadas.
Reducir la duplicidad de funciones y la ineficiencia:
- Evita que dos personas realicen la misma actividad y que el proceso para su realización sea muy largo, confuso o tardado.
Principales objetivos de la planeación
Establecer el esfuerzo coordinado:
- Cuando todos lo que están involucrados sepan hacia dónde se dirige la organización y qué es lo que deben aportar para lograr los objetivos organizacionales, pueden empezar a coordinar sus actividades, cooperar unos con otros y trabajar en equipos.
Tipos de planes
Planes por su ámbito de influencia
Planes por su horizonte temporal
Planes por su ámbito de influencia
- Planes estratégicos: buscan lograr las metas generales de la organización, colocándola en términos de su ambiente y afecta a todas las áreas funcionales.
- Planes operacionales. Son aquellos que especifican los detalles respecto a la forma como se van a alcanzar los objetivos de la organización. Se derivan de los planes estratégicos.
Planes por su horizonte temporal
- Planes a corto plazo. Cubren periodo menores a un año.
- Planes a mediano plazo. Cubren periodos entre un y tres años.
- Planes a largo plazo. Abarcan periodos mayores de tres años.
- Los planes estratégicos se establecen a largo plazo y los operacionales a mediano y corto plazo.
Planes por especificidad
- Planes específicos. Son aquellos que están claramente definidos y no dan lugar a interpretaciones.
- Planes direccionales. Son flexibles y se establecen como patrones generales. Proporcionan un enfoque, pero dan libertad de acción.
HERRAMIENTAS O ELEMENTOS DE LA PLANEACIÓN
- Propósito y misión estratégicos
- Visión
- Premisas
- Objetivos y metas
- Estrategias
- Reglas y Políticas
- Procedimientos
- Programas
- Presupuestos
PROPOSITO Y MISION ESTRATÉGICOS
- La misión o propósito identifica la función o tarea básica de una empresa.
- Es una declaración concisa de en cuál negocio está la empresa o se quiere estar durante un período establecido.
PROPOSITO Y MISION ESTRATÉGICOS
- El propósito estratégico se enfoca en el ambiente interno de la organización e implica identificar sus recursos, valores, capacidades y aptitudes, reflejando lo que ésta puede hacer para aprovecharlos.
PROPOSITO Y MISION ESTRATÉGICOS
- La misión se deriva del propósito estratégico, se enfoca en el exterior e implica la razón de ser de la organización en términos de productos a ofrecer y los mercados a cubrir.
VISION
- La visión es la orientación que la alta dirección le da a la empresa; es decir, expresa cómo se quiere idealmente que sea la empresa en el futuro.
- Debe cubrir ciertas características:
- ser formuladas por la alta dirección,
- conocida y compartida por todos los colaboradores,
- sustentarse en los valores de la organización,
- ser positiva y alentadora y, lo más importante,
- orientar a todos los miembros de la organización durante la transición de lo que se es a lo que debe ser la empresa en un tiempo determinado.
Premisas
- Las premisas de planeación son las condiciones previstas en que operan los planes.
- Esto incluye supuestos o pronósticos sobre las condiciones futuras que afectarán la operación de los planes.
Premisas
- La técnica más conocida para elaborar las premisas es el S.W.O.T. o F.O.D.A.:
- fortalezas,
- oportunidades,
- debilidades y amenazas.
- Esto es parte del análisis del ambiente interno y externo de la organización.
OBJETIVOS Y METAS
- Metas: Son generales y expresan deseos que la alta dirección busca satisfacer.
- Son fines a los que se quiere llegar.
- Es el grado cuantitativo de alcanzar objetivos de largo plazo.
- Surgen de los objetivos.
- Las metas se fijan basados en el desempeño pasado con adaptación de acuerdo a las fuerzas futuras de la empresa, las tendencias del mercado, los recursos.
OBJETIVOS Y METAS
- Objetivos: Son los fines a los que se dirigen las actividades organizacionales e individuales.
- Deben ser claros, precisos y cuantificables (verificables).
- Los objetivos son el fin determinado.
- Son los que permiten alcanzar metas.
- Constituyen el plan básico de la empresa.
ESTRATEGIAS
- La estrategia es la determinación del propósito, misión y objetivos básicos a largo plazo de una empresa, así como la adopción de cursos de acción y de los recursos necesarios para cumplirla.
- Es una guía de acción para la organización y todos sus miembros.
REGLAS Y POLÍTICAS
Reglas: Emiten acciones u omisiones especificas no sujetas a discrecionalidad.
- Son normas que dictan la acción o la abstracción y no permiten la excepción o la elección personal.
- Ejemplo: No fumar.
REGLAS Y POLÍTICAS
Políticas: Enunciados o criterios generales que orientan o encausan el pensamiento durante la toma de decisiones en la empresa.
- La esencia de las políticas es la existencia de cierto grado de discrecionalidad (libertad) para guiar las decisiones.
- Pueden ser escritas o verbales.
- Ejemplo: política salarial.
PROCEDIMIENTOS
Los procedimientos establecen métodos para el manejo de actividades cotidianas.
- A diferencia de las políticas que son guías de acción y no de pensamiento.
- Son los planes que establecen un método o forma para llevar a cabo una actividad o serie de actividades.
- Pueden definirse como series cronológicas, pautas a seguir, que indican la forma exacta en que se debe de realizar una actividad.
PROGRAMAS
- Los programas son un conjunto de actividades interrelacionadas y cronológicamente ordenadas, que describen las actividades que se tienen que realizar, quiénes las van a realizar y cuándo van a terminarse.
- Técnicamente los programas se diría que son el conjunto de metas, políticas, procedimientos, reglas, asignaciones de tareas, pasos a seguir, recursos a emplear y otros elementos que son necesarios para ejecutar un determinado curso de acción, normalmente respaldado por capital y prepuestos de operaciones.
PRESUPUESTOS
- Un presupuesto es un listado que detalla los recursos o dinero asignado para la realización de una actividad o un proyecto.
- Son una expresiones en términos numéricos.
- Obligan a la empresa a prepararse por adelantado a los recursos que se necesitarán.
- Constituyen medios de control.
PRESUPUESTOS
- Existen varios tipos de presupuestos:
Presupuesto de operación: Es el más importante se utiliza para planear y controlar los ingresos y gastos de una organización, así como las utilidades resultantes de la operación de la empresa.
Presupuesto de gastos: Contempla los recursos necesarios para la operación de cada una de las áreas funcionales de la empresa.
Presupuesto de ingresos: Planea y controla todas las entradas de dinero provenientes de las ventas.
Presupuesto de efectivo: Conocido como flujo de efectivo, contempla las entradas y salidas de dinero en efectivo producto de la operación normal de la empresa.
Presupuesto de capital: Es utilizado para el control de grandes proyectos o inversiones actualizándose cada año.
JERARQUIA DE LAS HERRAMIENTAS O ELEMENTOS DE LA PLANEACIÓN
ADMINISTRACION POR OBJETIVOS (APO)
OBJETIVOS
- Son los fines importantes hacia los que se dirigen las actividades organizacionales e individuos.
- Existen objetivos:
- a largo y corto plazo,
- generales y específicos.
- Los objetivos deben ser verificables:
- se debe determinar si se alcanzan o no en un período determinado.
JERARQUIA DE LOS OBJETIVOS
ADMINISTRACION POR OBJETIVOS
- La Administración por Objetivos (APO) es una técnica de planeación y control que implica “establecer y comunicar objetivos organizacionales, identificando los objetivos individuales relacionados con ellos y estudiando la actuación del personal en torno a los mismos”.
- En la administración por objetivos:
- los gerentes y sus subordinados definen en conjunto sus metas comunes,
- especifican las áreas principales de responsabilidad de cada puesto en relación con los resultados esperados de cada uno, y
- utilizan esas medidas como guías para mejorar la operación del área, verificando a la vez la contribución de todos y cada uno de sus miembros.
- En la administración por objetivos:
- los gerentes y sus subordinados definen en conjunto sus metas comunes,
- especifican las áreas principales de responsabilidad de cada puesto en relación con los resultados esperados de cada uno, y
- utilizan esas medidas como guías para mejorar la operación del área, verificando a la vez la contribución de todos y cada uno de sus miembros.
- La mayor aportación de la APO a la TGA es la conceptualización del trabajo.
- El énfasis se coloca entonces ya no sólo en el qué, sino también en el cómo del desempeño organizacional.
- Su gestor Peter Drucker (1954), aunque no profundizó en su desarrollo.
- La APO representó un gran avance para el desarrollo de la ciencia administrativa que sus modelos y técnicas eran muy precisos y basados en investigaciones de muchos años en diversas empresas.
- Además, su implantación adecuada incide directamente en la motivación y actitud del personal, ya que los involucra en su trabajo y con sus objetivos personales y laborales al hacerlos claros y alcanzables.
- La administración por objetivos es un conjunto formal de procedimientos que establecen y revisan el progreso hacia las metas comunes por parte de los administradores y sus colaboradores.
- La APO explica el proceso mediante el cual los objetivos caen en cascada por medio de los diversos niveles de la organización.
BENEFICIOS DE LA APO
- Mejora la administración (planeación orientada a resultados).
- Obliga a los gerentes a clarificar la estructura de la organización.
- Estímulo del compromiso personal, tanto con los objetivos propios como los organizacionales.
DESVENTAJAS DE LA APO
- En ocasiones los administradores dejan de explicar la filosofía basada en el autocontrol y autodirección, y no dan pautas para la fijación de objetivos.
- Los administradores deben conocer los objetivos de la empresa.
- Hincapié en metas a corto plazo, por encima de la solidez que ofrece una organización en el largo plazo.
FUNDAMENTOS DE PLANEACIÓN: EL PROCESO BÁSICO Y SUS PASOS
Planeación
- Planeación:
- es el proceso sistemático y consciente de tomar decisiones acerca de las metas y actividades que un individuo, grupo, unidad u organización perseguirán.
PRINCIPIOS DE LA PLANEACIÓN
- Principio de contribución al objetivo.
- Todos los planes tiene que ser elaborados en función de los objetivos organizacionales.
- Principio de primacía de la planeación.
- Indica que la planeación precede a todas la demás funciones administrativas.
- Principio de eficacia de los planes.
- Indica que todos los planes deberán generar más beneficios en su relación con los costos.
- Principio de adhesión al objetivo.
- Los objetivos deben tener significado y ser atractivos por los miembros de la organización.
- Principio de flexibilidad.
- Con este principio se establecen los márgenes de tolerancia aceptables (atribuibles a hechos inesperados en un plan de trabajo).
- Principio de cambio de ruta.
- Bajo este principio se establece la revisión de los planes y su reelaboración en caso de que así se requiera, para el cumplimiento de objetivos.
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