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DEFINICIÓN DE CONCEPTOS
SISTEMA
- Conjunto organizado de las partes que integran una estructura, regularmente interactuantes e interdependientes, que se concatenan (enlazan) para la consecución de un propósito u objetivo determinado.
CONTROL
- Fase del proceso administrativo que tiene como propósito coadyuvar al logro de los objetivos de las otras cuatro fases que lo componen:
- Estas se armonizan de tal manera que todas participan en el logro de la misión y objetivos de la entidad.
CONTROL INTERNO
- Comprende el plan de organización y todos los métodos y procedimientos que en forma coordinada son adoptados por una entidad para:
- Salvaguardar Activos
- Verificar Información Financiera Administrativa Operacional
- Promover Eficiencia Operativa
- Estimular Adhesión Políticas Admtvas
SISTEMA DE CONTROL INTERNO
RESPONSABLE DEL CONTROL INTERNO
- La más alta autoridad de la organización
ESTRUCTURA DEL CONTROL INTERNO
- Consiste en las políticas y procedimientos establecidos para proporcionar una seguridad razonable de poder lograr los objetivos de la entidad.
Elementos:
- El ambiente de control
- La evaluación de riesgos
- Los sistemas de información Y comunicación.
- Los procedimientos de control
- La vigilancia
EL AMBIENTE DE CONTROL
- Combinación de factores:
- Actitud de la administración
- Estructura de la organización
- Funcionamiento del consejo de administración
- Métodos para asignar autoridad y responsabilidad
- Políticas: prácticas de negocios, conflictos de interés, códigos de conducta
- Metas y objetivos de la organización, funciones operativas y requisitos legales
- Descripción de puestos, funciones, jerarquías y restricciones.
- Uso de documentación, autorizaciones y cambios.
- Métodos de supervisión y seguimiento de políticas y procedimientos (incluye auditoria interna)
- Establecimiento de sistemas de planeación y reportes de información: planeación estratégica, presupuestos, pronósticos, planeación de utilidades, y contabilidad por áreas de responsabilidad.
- Métodos de desempeño y comunicación
- Método de investigación de desviaciones.
- Vigilancia de políticas.
- Desarrollo, modificación y uso de programas de cómputo
- Políticas y prácticas del personal
- Contratación
- Capacitación
- Promoción
- Compensación
- Códigos de ética.
- Influencias externas que afectan las operaciones y prácticas de la entidad.
- Clientes
- Proveedores
- otros
LA EVALUACIÓN DE RIESGOS
- Identificación, análisis y administración de riesgos relevantes en la preparación de estados financieros.
- Riesgos relevantes: afecten el registro de la información.
- Circunstancias que pueden dar lugar a riesgos:
- Cambios en el ambiente operativo
- Nuevo personal
- Sistemas de información nuevos
- Crecimientos acelerados
- Nuevas tecnologías
- Nuevas líneas de productos
- Reestructuraciones corporativas
- Cambio en los pronunciamientos contables
- Personal con mucha antigüedad.
- Operaciones en el extranjero.
SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
- Consiste en los métodos y registros establecidos para identificar, reunir, analizar, clasificar, registrar y producir información cuantitativa de las operaciones que realizan una entidad económica.
- Para que un sistema contable sea útil y confiable, debe contar con métodos y registros que:
- Identifiquen y registren únicamente las transacciones reales.
- Describan oportunamente todas las transacciones.
- Cuantifiquen el valor de las operaciones en unidades monetarias.
- Presenten y revelen adecuadamente dichas transacciones en los estados financieros.
LOS PROCEDIMIENTOS DE CONTROL
Administración de la empresa.
Objetivos para cumplir con los procedimientos de control
- Autorización.
- Segregación de funciones.
- Diseño y uso de documentos y registros apropiados.
- Establecimiento de dispositivos de seguridad que protejan activos.
- Verificaciones independientes.
VIGILANCIA
- Es un proceso que asegura la eficiencia del control interno a través del tiempo y tiene por objeto identificar si operan bien o si necesitan ser modificado.
- La existencia de un departamento de auditoria interna o se constituye en forma significativa en el proceso de vigilancia
CONTROL INTERNO EN ENTIDADES PEQUEÑAS
- Paletería El Negrito
- Tamales El Rey
- El ambiente de control: enfatizando la importancia de la integridad y el comportamiento ético a través de comunicaciones orales constantes y el ejemplo.
- La evaluación de riesgos: este proceso tiende a ser menos formal y estructurado.
- Los sistemas de información y comunicación: su importancia no se debe minimizar.
- Los procedimientos de control: la formalidad de los mismos varia.
- La vigilancia: es típicamente desarrollada como parte de la participación que la administración tiene en la operación diaria.
OBJETIVOS BÁSICOS DEL CONTROL INTERNO
- Objetivo 1: Fomentar y asegurar el pleno respeto , apego, observancia y adhesión a las políticas prescritas o establecidas por la administración de la entidad.
- Objetivo 2: Promover eficiencia operativa.
- Objetivo 3: Asegurar razonabilidad, confiabilidad, oportunidad e integridad de la información financiera y la complementaria administrativa y operacional que se genera en la entidad.
- Objetivo 4: Protección de los activos de la entidad.
OBJETIVOS GENERALES DEL CONTROL INTERNO
- Objetivos de autorización
- Objetivos de procesamiento y clasificación de transacciones.
- Objetivos de verificación y evaluación.
- Objetivos de salvaguarda fisica.
ELEMENTOS EN EL CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO
- Organización:
- Dirección.
- Coordinación.
- División de funciones.
- Asignación de responsabilidades.
- Procesamiento:
- Planeación y sistematización.
- Registro y formas
- Informes.
- Personal:
- Reclutamiento y selección.
- Entrenamiento.
- Eficiencia.
- Moralidad.
- Retribución.
- Supervisión.
ELEMENTOS DEL CONTROL INTERNO CONTABLE Y OPERATIVO
- Catálogo de cuentas: es una relación ordenada y personalizada de las cuentas contables necesarias para registrar las transacciones financieras realizadas por una entidad económica.
- Instructivo para el manejo de las cuentas: se entiende como a la descripción de los movimientos de cargo y abono de cada operación y su registro contable inherente: además, lo que representa el saldo de cada cuenta que forma parte del catálogo.
- Técnicas de control aplicables a las operaciones que se registran en cada cuenta contable:
- ACTIVOS: CIRCULANTES Y NO CIRCULANTES ( PAG 21-50)
- PASIVOS: A CORTO Y A LARGO PLAZO ( PAG 50-58)
- CAPITAL (PAG 58-61)
- CUENTAS DE RESULTADOS (PAG 61-75)
- Guía de Contabilización: se entenderá el documento que consigna el procedimiento de registro contable de un conjunto integrado de operaciones interrelacionadas.
- Paquete de estados financieros: se debe entender el conjunto de documentos que muestran la situación financiera de la entidad o una fecha dada y los resultados de operación por un periodo determinado (con su correspondiente comparación con el presupuesto de operación), complementados con las notas a los estados financieros y los anexos que sean necesarios para proporcionar el conjunto informativo base para conocer cómo se encuentra la entidad y para la toma de decisiones.
- Catálogo de formas que inciden en el sistema contable: refiérese a las formas o formatos que se utilizan como soporte y para dar efecto al proceso contable, operativo y administrativo en su conjunto.
EJERCICIO
Un consultor se encuentra evaluando el sistema de control interno de una empresa y, en ese marco, mantiene una entrevista con uno de sus Directores, quien:
- Le informa que la responsabilidad por el diseño, implantación y mantenimiento del sistema de control interno ha sido asignada al Departamento de Organización y Métodos y que, por ende, no está en condiciones de informarle sobre el tema.
- Le plantea que, luego de implementar las recomendaciones que resulten de la evaluación en curso, quisiera que el sistema de control interno asegure el logro de los objetivos de la organización.
- Le indica que entiende innecesario incluir en la evaluación el ambiente de control, ya que él recorre instalaciones y oficinas de la empresa frecuentemente y comprueba personalmente que todo el personal trabaja con ahínco en sus tareas.
- Le manifiesta su preocupación sobre las herramientas que la empresa utiliza para efectuar el planeamiento estratégico y el desarrollo de los planes anuales, a las que considera inadecuadas.
SE PIDE:
Analice críticamente las manifestaciones del Director teniendo como referencia los conceptos sobre control interno para el ambiente de control.
ENTORNO S.C. es una empresa familiar, actualmente propiedad de dos hermanos, quienes ejercen la Dirección de la entidad distribuyéndose las funciones de Gerente Comercial y Administrativo-Operativo respectivamente.
Cuenta con unos 50 empleados, que en su mayoría fueron contratados por ser amigos o familiares de los socios o a partir de recomendaciones realizadas por otros empleados.
Al ingresar, cada funcionario es asignado al área para la que fue contratado y sus compañeros y jefes directos son quienes les comunican oralmente las políticas de trabajo, sus responsabilidades y que es lo que se espera de ellos.
La empresa, que históricamente generaba leves resultados positivos, ha logrado importantes ganancias en los últimos dos ejercicios, lo que los socios atribuyen a:
i) la presión ejercida con los vendedores en el logro de los objetivos de venta,
ii) la política de incentivos implementada con éstos en ese período (se retribuye en función de los niveles de venta logrados),
iii) el ahorro de gastos en remuneraciones y asesores, producto de las medidas que se detallan a continuación:
- el despido del Gerente de Contaduría - que ocupaba el cargo desde hacía 10 años y era responsable también de la planificación y el presupuesto- el que fue sustituido por el hijo de uno de los socios, estudiante de tercer año de Facultad de Ciencias Económicas.
- el despido del Encargado del Centro de Cómputos, sustituido por el sobrino del otro socio.
- la eliminación del departamento de Auditoría Interna, que había sido creado ocho años atrás por el padre de los socios –hoy alejado de la conducción de la entidad- y estaba compuesto por una Contadora y un estudiante avanzado de Ciencias Económicas,
- el cambio de asesores fiscales, decidido debido a que a los socios consideraban que los anteriores cobraban honorarios muy altos y eran excesivamente estrictos en el cumplimiento de las normas tributarias.
Además del ahorro resultante, las medidas antes mencionadas produjeron los siguientes efectos:
- El nuevo Gerente de Contaduría dejó de elaborar el presupuesto, debido a que insumía un tiempo considerable. Por su parte, el nuevo Encargado del Centro de Cómputo modificó procesos, eliminando controles que calificó de burocráticos y dejó de emitir informes que los socios no utilizaban (en la actualidad pasó a proporcionárseles exclusivamente un informe trimestral de situación y resultados). Ambas medidas fueron bien vistas por los socios, dado que en realidad no utilizaban esos elementos para dirigir la empresa ni para controlar su gestión en virtud de su gran conocimiento histórico del negocio y de la existencia de información propia que reciben directa e informalmente del personal de su confianza.
- El nuevo Gerente de Contaduría introdujo cambios en la aplicación de políticas contables, adoptando criterios menos conservadores que su antecesor para la valuación de activos y el reconocimiento de ingresos.
SE PIDE:
- Defina el concepto de “Ambiente de Control” y enumere los factores que lo favorecen o perjudican Para la empresa ENTORNO S.C.
i. Estableciendo los supuestos que estime necesarios, ¿Qué consideraciones le merecen las medidas adoptadas para con los vendedores en lo referente a sus efectos sobre el ambiente de control?
ii. Considerando los factores por Ud. enumerados en el punto a), relacione la información que posee de la empresa con cada uno de ellos, fundamentando su respuesta.
iii. Indique cuál sería su opinión global respecto del Ambiente de Control en la empresa.
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