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DEFINICION:
La administración es un proceso sistemático que consiste en el desarrollo de actividades de PLANEACION, ORGANIZACIÓN, INTEGRACION, DIRECCION y CONTROL para lograr los objetivos de una organización, a través de un adecuado manejo de los recursos existentes.
Es el proceso por medio del cual el hombre trata de dar orden, dirección y control a las diversas instituciones de la sociedad para lograr determinados objetivos, incluyendo en esto el bien común
LA ADMINISTRACION CIENTIFICA
- A fines del siglo XIX y principios del siglo XX aparecieron las escuelas modernas de administración:
- Escuela Mecanisista: Nacida al amparo de los estudios de F.W. Taylor sobre la eficiencia de los trabajadores de las relaciones hombre-máquina, para elevar el rendimiento a partir del estudio de tiempos y movimientos.
- Escuela del proceso administrativo: Fundada por H. Fayol, estableció un esquema conceptual de la administración con base en el proceso administrativo.
- Escuela Psico-sociológica (o de comportamiento humano) Auspiciada por Elton Mayo y por estudios de un grupo de la escuela de graduados en administración de negocios de la Universidad de Harvard
Nació cuando en una planta textil en Filadelfia no se pudo resolver el problema de rotación de personal, que se realizó con un enfoque mecanicista, en donde se descubrió que los grupos informales constituyen una organización unida, de amistad y solidaridad.
- d) Enfoque sistemático: La aplicación de este enfoque presupone el uso de técnicas sustentadas en sistemas de información que posibiliten el control de la gestión administrativa.
- e) Teoría Z: La filosofía y valores de la administración japonesa: Explica abiertamente su concepción sobre políticas de persona, empleo de por vida, entrenamiento horizontal, critica a los grandes “Egos”, decisiones por consenso, análisis profundo de los problemas, entre otros.
PROCESO ADMINISTRATIVO
ADMINISTRACIÓN
La noción de administración puede aludir a la estructura, el funcionamiento y el rendimiento de una entidad. Una empresa, por otra parte, es una organización que se dedica a desarrollar tareas productivas o comerciales con el objetivo de obtener ganancias económicas.
La administración de empresas es una actividad destinada a organizar los recursos empresariales, humanos y materiales, en vistas a la consecución de sus objetivos. Para ello se elabora un plan estratégico en miras a la misión o fin a largo plazo que la organización se propone. Para planificar se deben tomar en cuenta las fortalezas y debilidades del emprendimiento, y su relación con otras empresas, en cuanto a su posicionamiento relativo, para lo que se requiere una investigación del mercado del que se trate.
¿QUÉ SE ENTIENDE POR ADMINISTRACIÓN?
“El término administración se refiere al proceso de conseguir que se hagan las cosas, con eficiencia y eficacia, mediante otras personas y junto con ellas”
La administración de empresas es una rama de las ciencias sociales que tiene como objetivo principal tomar los recursos de forma estratégica para lograr los objetivos a corto, mediano y largo plazo de una empresa.
A principios del s. XX, el industrial francés Henri Fayol (en su libro Administración general e industrial) describió cinco actividades gerenciales básicas, es decir, lo que deben hacer los gerentes: planificar, organizar, instruir, coordinar y controlar .Si bien existen diversas clasificaciones, actualmente, se considera que PLANIFICAR, ORGANIZAR, DIRIGIR y CONTROLAR son las cuatro funciones básicas de todo proceso administrativo.
Implica tanto los recursos materiales, financieros, tecnológicos y humanos, y busca mejorar los métodos de trabajo, comunicación y dirección para que la empresa pueda alcanzar sus objetivos, que pueden ser beneficios económicos o sociales, según el tipo de empresa de la que se trate.
La administración de empresas recurre a los conocimientos de las ciencias sociales tales como la economía y la sociología, así como de la psicología y en algunos enfoques también a la matemática. La administración de empresas se maneja en cuatro aspectos diferentes, que permiten maximizar el rendimiento empresarial: estos elementos de la administración son la planificación, la organización, la dirección y el control.
OBJETIVOS DE LA ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
La administración de empresas es aquella labor que desarrolla y aplica conocimientos referentes a la planeación, la organización, dirección y el control de una empresa y cuyos objetivos van en la misma dirección de las metas y los propósitos de la institución o empresa. El administrador debe contar con la capacidad para tomar decisiones que coloquen efectivamente a la empresa en el camino adecuado para alcanzar sus objetivos y metas planteadas. Teniendo en cuenta la utilización eficaz de los recursos con los que cuenta la empresa para alcanzar los mismos. Además, haciendo uso de herramientas como la innovación, la competitividad y la concepción de valor bien sean económico o social para el cliente y para sus partes relacionadas.
LOS OBJETIVOS BÁSICOS DE LA ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS SON:
- Alcanzar de la forma más eficiente y eficaz todos los objetivos propuestos por la empresa u organismo social.
Entendiendo que la eficacia, es cuando la empresa alcanza sus metas y la eficiencia es cuando la empresa alcanza sus objetivos y metas haciendo uso del mínimo de sus recursos.
- Permitir a la empresa gozar de una perspectiva bastante amplia del entorno en el cual se desarrolla.
- Asegurar la producción o la prestación de servicios por parte de la empresa para que sus clientes estén satisfecho con la atención.
Cualquier objetivo administrativo, es una meta que se busca alcanzar, que establece un ámbito definido y requiere del esfuerzo de dirección y planeación de un gerente. El ambiente de la meta que se busca, está contenido en la declaración de los límites restrictivos y prescritos que se deben observar. Al mismo tiempo un objetivo implica un carácter definitivo. Los propósitos señalados no deben ser vagos o con doble significado, ya que obtienen poco o ningún valor administrativo, por el hecho de estar sujetos a varias interpretaciones y con frecuencia el resultado es confuso.
a dirección proporciona las bases apropiadas para que se alcancen los objetivos. Los objetivos inapropiados pueden aplazar el éxito de la administración y asfixiar las operaciones en la organización.
La administración por resultados enfatiza el alcance de los resultados y el logro de los objetivos, en lugar de las actividades y también aporta importancia para el proceder humano a través de la satisfacción de las necesidades mediante los esfuerzos del trabajo.
TIPOS Y CLASIFICACIÓN DE OBJETIVOS
Es común que en toda empresa haya muchos objetivos, pero gran parte de estos suelen ser comunes en toda organización, por ejemplo:
- Ofrecer un servicio de calidad.
- Superar a la competencia, buscando las diferentes herramientas que lo permitan.
- Crecer como empresa.
- Incrementar las utilidades, disminuyendo costos y aumentando ventas.
- Proveer bienestar y determinado desarrollo personal y profesional a los empleados.
- Mantener las operaciones y la adecuada estructura organizacional.
Estas a su vez, sugieren áreas claves para las cuales son capaces de derivarse sub-objetivos, de acuerdo al grado de realización, pueden ser:
- La rentabilidad.
- La posición en el mercado.
- La productividad.
- El Liderazgo del producto.
- El Desarrollo personal.
- Actitudes del empleado.
- Responsabilidad pública.
- Equilibrio entre planes a corto y largo plazo.
FUNCIONES DEL PROCESO ADMINISTRATIVO
Se trata de funciones diferentes pero NO independientes. Están íntimamente relacionadas. PLANIFICAR: definir metas u objetivos, establecer estrategias y elaborar planes para conseguir alcanzar los objetivos. En definitiva, decidir qué hacer y cómo hacerlo. Implica priorizar y comprometerse. Históricamente era un proceso de “arriba hacia abajo” (la alta dirección formulaba planes y estrategias y daba las instrucciones a los niveles inferiores).Actualmente, no se concibe como una función exclusiva de la alta dirección sino que, en mayor o menor medida, todos los niveles (y personas) planifican. Estrategia: se puede definir como los medios mediante los cuales los individuos u organizaciones alcanzan sus objetivos. Existen numerosas definiciones de estrategia pero todas ellas se centran en alcanzar unos objetivos, lo que supone dedicar unos recursos e implica consistencia, integración y cohesión de las decisiones y acciones.
ORGANIZAR: asignar tareas, recursos y responsabilidades. Establecer una estructura de relaciones de modo que los empleados puedan interactuar y cooperar para alcanzar las metas organizativas. Se agrupa a las personas en departamentos y, después, se coordinan todas las partes. El resultado de organizar es la creación de una estructura organizativa, siendo el organigrama su representación gráfica. DIRIGIR: orientar, guiar y motivar la actuación de cada individuo de la organización con el fin de que ayuden a la consecución de las metas organizacionales. La comunicación es importantísima. En el pasado se identificaba esta función con MANDAR y SUPERVISAR (uso de poder y la aplicación de premios y/o sanciones en función del desempeño). Hoy en día, toma más relevancia la MOTIVACIÓN (movilizar a los empleados para que sus acciones sumen a la organización).
CONTROLAR: Vigilar que el desempeño de las actividades se ajuste a lo planificado. En otras palabras, evaluar el desempeño y adoptar, si fuera necesario, medidas correctivas. “Evaluar en qué medida la organización consigue sus metas y emprende las acciones correctivas necesarias para sostener o mejorar el desempeño. (...) El resultado del proceso de control es la capacidad para medir el desempeño con exactitud y regularla eficiencia y la eficacia de la organización”(Jones y George, 2010, p. 12).Importante: “en la actualidad, la evaluación del desempeño se está desplazando desde los resultados hasta el comportamiento”
EFICACIA Y EFICIENCIA
La diferencia entre eficacia y eficiencia radica en que la eficacia tiene que ver con el cumplimiento de los objetivos, es decir cuando una empresa logra sus objetivos planificados se dice que es eficaz. Por otro lado una empresa puede ser eficiente en la medida en que cumpla con los objetivos con la menor cantidad de recursos, esto quiere decir que una empresa puede ser eficaz pero no eficiente. No cabe duda que estos dos términos tienen que ver directamente con la productividad, ya que si una compañía que es eficaz en su planificación y eficiente en sus procesos se dice productiva. Las empresas realmente productivas son muy pocas y generalmente son compañías de prestigio que han llevado el tema a niveles muy altos, donde la productividad, la eficacia y la eficiencia son temas inculcados culturalmente en todo nivel organizacional.
La eficiencia es la productividad, que mide la rapidez con que alguien pueda hacer una tarea. Tiene que ver mucho con el concepto de «ser eficiente», es decir producir lo mismo con menos recursos.
La eficiencia significa un nivel de rendimiento de un proceso el cual utiliza la menor cantidad de entradas o insumos para crear la mayor cantidad de productos o resultados. La eficiencia se relaciona con el uso de todos los insumos en la producción de cualquier producto, incluyendo el tiempo personal y la energía. La eficiencia es un concepto medible que puede determinarse determinando la relación entre el rendimiento útil y el total. Minimiza el desperdicio de recursos tales como materiales físicos, energía y tiempo, mientras que consigue con éxito la salida deseada.
IMPACTOS DE LA EFICIENCIA
Una sociedad eficiente es más capaz de servir a sus ciudadanos y operar de una manera saludable. Cuando los productos se producen de manera eficiente, a menudo se pueden vender a un precio más bajo. Los avances que se han logrado en la eficiencia también han permitido mantener un nivel de vida más alto, incluyendo vivir en hogares con electricidad, agua potable y moverse más rápidamente. La eficiencia se traduce en una fuerte caída del hambre y la malnutrición, ya que los bienes pueden transportarse en mayor volumen y más rápidamente. Además, los avances en la eficiencia han permitido que la semana laboral disminuya considerablemente en algunos países. Teóricamente podemos realizar más trabajo en un corto período de tiempo, por lo que ya no es necesario pasar esas horas adicionales en el horario laboral.
La eficiencia es un atributo importante porque todos los insumos son escasos. El tiempo, el dinero y las materias primas son limitados, por lo que tiene sentido intentar conservarlos mientras se mantiene un nivel de producción aceptable o un nivel de producción general.
Ser eficiente significa simplemente reducir la cantidad de insumos desperdiciados.
DEFINICIÓN DE EFICACIA
Eficacia: La eficacia es cumplir con los objetivos propuestos. Tiene que ver con la habilidad o capacidad de hacer algo, pero no cómo se hace.
Generalmente en las empresas la eficacia es bien vista, porque se está cumpliendo con el trabajo por el cual una persona fue contratada, pero siempre es bueno ir mas allá de la eficacia, es decir, tratar de hacer las mismas tareas en menor tiempo o con menos recursos.
EJEMPLO PRÁCTICO DE DIFERENCIA ENTRE EFICIENCIA Y EFICACIA
Para que se entienda mejor cuál es la diferencia entre ambos términos, vamos a compartir un ejemplo muy popular e ilustrativo, que muestra a la perfección la necesidad de estas cualidades en los empleados de un negocio.
Carlos y Juan trabajan en una empresa que elabora cuadernos para zurdos. Ambos están en la planta donde se terminan de ensamblar las piezas.
Desde el departamento de gestión superior, reciben instrucciones para que en 24 horas sean capaces de ensamblar como mínimo, 100 cuadernos.
Carlos se relaja porque considera que las 24 horas son más que suficientes para ensamblar los 100 cuadernos, pero Juan idea una estrategia con la que logra ensamblar los 100 cuadernos en tan solo 8 horas.
En este ejemplo Juan es eficiente y Carlos es eficaz, ambos cumplieron con el objetivo, pero Juan aprovechó al máximo sus recursos de tiempo.
Como puedes comprobar, tanto la eficacia como la eficiencia son características necesarias para desarrollar el trabajo de forma productiva y mejorar el índice de rentabilidad por proyecto.
Generalmente, la eficiencia es la cualidad más perseguida por todas las empresas porque permite alcanzar los objetivos de un proyecto, sin tener que ampliar el gasto en horas dedicado a la actividad.
EJEMPLO PRÁCTICO: EMPRESA PHILIPS
Philips es una compañía líder en Salud y Bienestar, cuyo objetivo es mejorar la calidad de vida de las personas creando soluciones innovadoras y con significado. Según anunciaba el ranking Inter brand el pasado mes de octubre, durante los últimos cinco años Philips aumentó su valor un 29% y hoy es una marca con un valor estimado de 8.658 Millones de dólares. En ese ranking, Philips está clasificada en el puesto 41 de las marcas más valiosas del mundo.
La innovación, elemento clave en las actividades de la compañía
Philips muestra también su compromiso con la Innovación de manera continua. De hecho, Philips Research es una de las mayores organizaciones de investigación corporativas, con más de 130.000 patentes creadas. En total, en 2010 aproximadamente el 7% de las ventas anuales de la compañía se destinaron a I+D, lo que supone 1500 millones de euros. Sólo en Innovación en Productos Verdes Philips anunció hace unos meses que destinará 2.000 millones de euros para 2015 con el fin de acelerar los negocios sostenibles en los tres sectores de su compañía.
Prueba de este compromiso fue el Innovation Experience Event celebrado el pasado mes de septiembre en Eindhoven. En este evento, que reunió a políticos, medios y stakeholders para abrir un debate en torno a la innovación, la compañía mostró todo su poder de innovación con la introducción de los nuevos productos que conformarán su cartera de proyectos. En concreto, en este evento se puso el foco en cuatro aspectos: criar, vivir, disfrutar y curar.
Una compañía comprometida con la sostenibilidad.
La sostenibilidad es también un pilar muy importante en todas las acciones que lleva a cabo la compañía, por cuanto ésta repercute en la Salud y el Bienestar de las personas, ya que no podremos tener una vida completamente plena sin un entorno agradable y sano en el que vivir. Philips cree firmemente en la responsabilidad corporativa y la necesidad de acción por parte de la comunidad para afrontar los retos climáticos actuales. Por ello, ha aprovechado su experiencia para desarrollar soluciones sostenibles para todo el mundo. Sostenibilidad significa para Philips crear soluciones más sencillas y con una huella ecológica menor que mejoren el bienestar y la salud de las personas. Como parte de una estrategia de mayor alcance, el programa EcoVision 5 combina la preocupación por las personas con la preocupación por nuestro planeta.
En este sentido, Philips es una de las 551 empresas signatarias del Proyecto de Reducción de Emisiones de Carbono 2011 (Carbon Disclosure Project 2011). Carbon Disclosure Project (CDP) es una organización independiente sin ánimo de lucro, que realiza la mayor base de datos corporativa de información sobre el cambio climático en el mundo. Recientemente se ha anunciado que en el ranking de las compañías reconocidas tanto en la Divulgación de Puntuación de Carbono (Carbon Disclosure Leadership Index) como en el Índice de Desempeño de Liderazgo, Royal Philips Electronics ocupa la primera posición.
EJEMPLO PRÁCTICO: EMPRESA COCA COLA
INDICADORES DE EFICIENCIA
Año tras año la superación de la Compañía y su lucha por el mantenimiento del Medio Ambiente se ve claramente en todos sus envases. Y con la implementación de envases de origen vegetal (como PlantBottle), contribuye fuertemente a preservar los recursos naturales, ahorrar energía y disminuir la generación de residuos.
Manejo de residuos: En Coca-Cola FEMSA se gestionan los residuos de las operaciones con el objetivo de reducir el impacto que generan los residuos derivados de los productos y servicios. Durante el 2013 lograron reciclar el 90% de los residuos.
Empaque y reciclaje: En Coca-Cola FEMSA se busca la implementación de actividades enfocadas a reducir el impacto de los productos y servicios a través de la eliminación, reducción, reutilización o sustitución por empaques más sostenibles. Para el cierre 2013, la cantidad de material reciclado o de origen renovable en los envases de PET llego a 12.4%.
Impactos ambientales de transporte y logística: En FEMSA se cuenta con iniciativas permanentes de optimización de cargas y rutas de transporte, compra y utilización de equipos más eficientes e utilización de nuevas alternativas de energía. Se redujo en 10.4% el consumo de combustible fósil por kilómetro recorrido con respecto a 2010 en las operaciones en México.
Uso energético: En Coca-Cola FEMSA se concentran los esfuerzos en reducir los consumos de energía de las operaciones con iniciativas de eficiencia energética, reducción de emisiones, eficiencia en el transporte y utilización de energía limpia y renovable. Se logró reducir el consumo de energía por litro de bebida producida en un 3.5% con respecto al año anterior.
Gestión del agua: En Coca-Cola FEMSA se optimiza el consumo de agua de las operaciones mediante proyectos de eficiencia que incrementen su reutilización y reciclaje al mismo tiempo que generan una cultura de cuidado del agua. Nuestro desempeño en el consumo promedio de agua por cada litro de bebida producida es 21% más eficiente que nuestro promedio del 2004.
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