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IMPORTANCIA DEL ESTUDIO DE LA ADMINISTRACIÓN
La administración es una ciencia que tiene por objetivo el estudio de las organizaciones, mejor conocidas como: instituciones, empresas, corporaciones o cualquier otra organización de personas o elementos que presten u ofrezcan un bien o servicio.
La administración es una rama de las ciencias sociales y a este cuerpo de conocimientos acuden generalmente las empresas para garantizar el uso eficiente de los recursos con los que esta cuenta. Se busca con ella concentrar todos los esfuerzos y el potencial de cada uno de los miembros de un equipo de trabajo en la obtención de los logros. Los errores por una deficiente administración pueden tener graves consecuencias tanto en las organizaciones privadas como en las públicas, así como también en la vida cotidiana de las personas, donde a una escala menor también tiene lugar un ejercicio administrativo.
En el caso de la empresa, la administración es un tema central y hay que tener en cuenta que a mayor tamaño y cantidad de recursos, más importante se vuelve una correcta administración: las empresas más grandes a menudo cuentan con grandes departamentos de administración, buscando satisfacer este requerimiento. La administración es fundamental, entonces, pues imparte efectividad a los esfuerzos humanos, además de ayudar a obtener mejor personal, equipo, materiales y relaciones humanas.
La principal característica de la administración es; la creación de herramientas y técnicas que sirvan para aprovecha de la mejor manera los recursos operativos (humanos, financieros, materiales, tecnológicos, de conocimiento, entre otros), y en base a ello, poder planificar, organizar, dirigir y controlar los recursos hacía la estabilidad y el crecimiento de las organizaciones.
Por lo tanto, administración es uno de los medios más importantes de que dispone el ser humano para poder satisfacer sus múltiples necesidades, dada la dinámica y las características de la época y las necesidades de labor que distinguen a la humanidad.
Existen varios autores que expresan la importancia de la administración tales como:
Para Agustín Reyes Ponce la administración es importante por que "Es el conjunto sistemático de reglas para lograr la máxima eficiencia en las formas de estructurar y manejar un organismo social."
Según José Antonio Fernández Arenas la administración es importante por que es una "Ciencia social que persigue la satisfacción de objetivos institucionales por medio de un mecanismo de operación y a través del esfuerzo humano".
Para los autores, Heinz Weihrich y Harold Koontz. "La administración es el proceso de diseñar y mantener un entorno en el que, trabajando en grupos, los individuos cumplan eficientemente objetivos específicos".
Otra razón para considerar importante la administración es que es un proceso para lograr eficientemente los objetivos de la organización, a través de coordinar todos los recursos y con la colaboración del factor humano.
La eficiente técnica administrativa promueve y orienta el desarrollo. En los organismos grandes de la administración es indiscutible y esencial. En la pequeña y mediana empresa la única posibilidad de competir, es aplicando la administración.
EL ESTUDIO DE LA ADMINISTRACIÓN EN LAS EMPRESAS PERMITE:
- Trazar y desarrollar objetivos de trabajo, estrategias de negocios, planes de desarrollo, reglas y técnicas administrativas, de control y departamentales.
- Supervisar y dirigir las actividades contables, presupuestarias, financieras y comerciales de una organización.
- Administrar el trabajo de una organización a todos los niveles departamentales desde la administración general hasta otros departamentos como operaciones, ventas, comercial, marketing, tecnologías, capital humano u otros.
- Gestionar las actividades generales relacionadas con la fabricación de productos y servicios.
- Fomentar la utilización, desarrollo y actualización de las últimas tecnologías en función del desarrollo del negocio y el éxito de las metas trazadas.
- Propiciar intercambio con los trabajadores, directivos y ejecutivos sobre las operaciones diarias de la empresa y el cumplimiento de las estrategias a largo plazo.
- Revisar, analizar y aprobar contratos y acuerdos con socios, proveedores, clientes y otros actores necesarios para éxito de la organización.
- Analizar estado de las ventas, estados financieros y otros indicadores de rendimiento. A partir de estos identificar las situaciones que permitan reducir costos, mejorar el rendimiento, la eficiencia, los programas y las metas trazadas por la organización.
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EL PAPEL DE LA ADMINISTRACIÓN EN LAS ORGANIZACIONES
En la actualidad la Administración es considerada por sus contribuciones al proceso de desarrollo de la humanidad como un fenómeno universal; se le reconoce a nivel mundial por constituirse como una actividad relevante que se basa en el esfuerzo cooperativo que el hombre desarrolla en las organizaciones públicas y privadas, en una sociedad caracterizada por una creciente complejidad en sus relaciones, así como una mayor dinámica en los procesos de cambio, transformación y adecuaciones de las cuestiones administrativas que tienen que ver con el progresivo flujo de bienes, servicios, personas y dinero que se realizan al interior de cada país y a través de las fronteras nacionales.
Entre estos procesos, en la últimas décadas, destaca por la magnitud de su influencia, el fenómeno de globalización que ha permeado significativamente en la mayor parte de los países, lo que a su vez ha derivado en una interdependencia económica, social, política y tecnológica principalmente, entre estos; así como a una situación de constante dinamismo y competitividad, que ha generado la necesidad por parte de los dirigentes de las organizaciones, el comprender las complejas cuestiones que éstas tienen que afrontar, así como desarrollar sus capacidades para lograr el éxito a largo plazo. Aunque la tarea no sólo consiste en establecer estrategias a largo plazo y esperar a ver cómo funciona, ya que el ritmo del cambio se ha acelerado demasiado, de tal forma que hay que anticiparse a dichos cambios y mejorar continuamente las estrategias, aplicando mejoras en éstas en caso de ser necesario.
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Cabe mencionar al respecto, que la administración en su situación actual, ha transcurrido por un proceso evolutivo en el que cada etapa de su historia, desde el surgimiento de la administración científica, se caracteriza por el desarrollo de los avances teóricos, herramientas y metodologías que las necesidades y problemáticas específicas de cada época han requerido. Lo importante de todas estas contribuciones es que han dejado elementos relevantes e implícitos, a la administración de hoy en día, sus efectos han seguido vigentes incluso en situaciones de cambios específicos; el continuo cambio ha creado negocios globales que al mismo tiempo crea nuevas oportunidades y nuevos requerimientos para las organizaciones, además de no dejar de señalar que es necesario anticiparse a dichos cambios para poder sobrevivir al mundo competitivo de los negocios.
LA ADMINISTRACIÓN Y LAS ORGANIZACIONES
Si tomamos como referencia el ámbito empresarial, se hace imprescindible la optimización de todos los recursos, ya sean humanos, materiales o de cualquier otra índole. De manera simplificada podríamos decir que una correcta administración se fundamenta en cuatro aspectos generales: planificación, organización, dirección y control.
Según los gurús empresariales, un buen administrador es aquel que interpreta adecuadamente el entorno que le rodea, sabe adaptarse a los cambios que se producen y adopta una actitud proactiva a la hora de afrontar nuevos retos.
En contraposición a la parte del sector administrativo de una compañía encontramos a los empleados que actúan como operarios, ejecutando las distintas acciones que van desde atención al cliente hasta las actividades que requieren mayor esfuerzo en particular, buscando controlar y establecer además distintos objetivos. Otra de las misiones está ligada a la construcción de acciones conjuntas de distintas áreas de una compañía o grupo en particular para lograr un objetivo en común, coordinando las distintas tareas y estableciendo los variados sectores de trabajo que permiten arribar a una mayor productividad y un mejor aprovechamiento de los recursos con los que cuenta una compañía o un grupo social en particular.
BENEFICIOS DEL ESTUDIO DE LA ADMINISTRACIÓN
A continuación presentamos una lista de todos aquellos beneficios que ofrece la administración y que dan lugar a su importancia para las organizaciones.
- Crea y ejecuta conocimiento relevante sobre la forma correcta de uso y optimización de los recursos con que se cuente para operar una organización.
- Otorga efectividad a los esfuerzos humano.
- Permite el crecimiento sustentable de las organizaciones.
- Genera información relevante sobre la forma correcta de tratar los recursos de operación, sobretodo de los recursos humanos que son un elemento indispensable en cualquier organización y deben ser cuidados dado la reflexión de lo mismo y posible migración hacía otras organizaciones.
- Mide el desempeño y crea información relevante para realizar los cambios pertinentes que mejoren la operación de las organizaciones.
- Reduce costos de operación.
BENEFICIOS DE LA ADMINISTRACION A LA EMPRESA
Mantiene las finanzas en un nivel de excelencia
En toda empresa la administración del dinero es crucial. Un excelente manejo del mismo permitirá que la organización pueda seguir en pie, avanzando. En caso contrario, podría desaparecer debido a una gestión errada.
La compañía es un ente dinámico, por lo cual la administración necesita evaluar constantemente los diferentes escenarios, buscando aciertos o desaciertos en las políticas puestas en práctica, no solo para darle cumplimiento, sino también para plantear cualquier posible modificación a las mismas.
Para maximizar los beneficios y minimizar los riesgos, se ejercen controles de gastos y se establece un sistema contable que permita darle confiabilidad a los datos que proyecte.
Aumenta la productividad
Identificar los puntos débiles y fuertes del proceso es vital para una empresa. Las fortalezas encontradas deben ser reconocidas y destacadas.
Los errores del proceso recibirán un tratamiento diferente, ya que se hace necesario hacer planificaciones a fin de corregirlos.
Buscar la eficiencia en todos los procesos traerá como consecuencia reducir los recursos utilizados y producir más en un menor tiempo, lo que garantizará mejores resultados.
Ayuda a cumplir los objetivos
No hay nada más importante para una organización que alcanzar las metas que se ha planteado en todos los niveles. La administración es uno de los bastiones fundamentales para que esto ocurra, para lo cual formula una serie de estrategias orquestadas armónicamente con todos los departamentos.
La idea central es que todo gire en torno al alcance de los objetivos. Es por esto que se toman acciones para coordinar, dirigir y controlar los recursos, así como también para establecer una organización sólida, donde estén claras las relaciones de autoridad y responsabilidad entre el personal.
Durante todo el proceso se realizan evaluaciones de las estrategias. Se busca modificar aquellas que no apunten a la consolidación del objetivo organizacional.
Genera satisfacción en clientes y empleados
La implementación de procesos más eficientes hace que los clientes se encuentren satisfechos; esto conlleva a que los lazos comerciales se estrechen. Por su parte, la organización comprenderá más las necesidades de estos y les ofrecerá mejores productos y servicios.
Además, como internamente se han optimizado las tareas, el trabajo del empleado se vuelve más efectivo y se siente más cómodo al observar que tiene menos desgaste en el cumplimiento de sus tareas.
Reduce el desperdicio
El desperdicio dentro de una empresa es un aspecto de suma importancia. Sería un grave error no considerar las consecuencias negativas que este trae consigo.
La sobreproducción, el tiempo perdido entre cada proceso, el exceso de inventario de un material, los defectos de producción y hasta el desaprovechamiento del recurso humano son ejemplos de desperdicio en una compañía.
Todo esto no le añade ningún valor al producto, trayendo pérdidas de todo tipo a la organización. Es por ello que la administración actúa planificando y controlando, para tratar de minimizar los niveles de desperdicio. Una vez reducidos estos, la productividad aumentará.
Adapta la organización a la demanda del mercado
Una empresa debe sobrevivir en un entorno cambiante. Es por ello que la administración debe mantenerse al día con las variaciones externas, a fin de sugerir acciones que giren en pro del crecimiento y mantenimiento de la organización.
Además, esta relación abierta con los diferentes factores que conforman el medio externo le proporciona una visión amplia de las situaciones, pudiendo predecir eventos futuros y las posibles implicaciones en la empresa.
Facilita el crecimiento sustentable
El crecimiento de una empresa no es producto del azar, es el resultado de un trabajo mancomunado entre todo el personal que la conforma y de la ejecución eficaz de las planificaciones operativas.
La administración trabaja a nivel interno con la motivación, el trabajo en equipo y la búsqueda del éxito personal de los trabajadores. Todas estas estrategias promueven un sentimiento de lealtad hacia la empresa. Por tanto, de apoyo a cualquier iniciativa de crecimiento.
También maneja las variables económicas y sociales externas ligadas a la compañía, ofreciendo así una visión global imprescindible a la hora de decidir acciones en función del crecimiento operacional o financiero.
Mejora la imagen corporativa
La organización necesita proyectarse, tanto interna como externamente, con una imagen fuerte y consolidada.
La administración contribuye directamente con esto, ya que al producir bienes y servicios de excelente calidad y crear un ambiente cordial con el público interno y externo, influye positivamente en la proyección de la compañía en los ámbitos empresarial y del mercado.
Al contar con una identidad externa congruente con la imagen interna, la empresa tendrá una excelente carta de presentación ante los competidores, clientes y entre los mismos empleados.
Optimiza la utilización de los recursos
La administración le brinda a la compañía la oportunidad de utilizar eficientemente los recursos humanos y los materiales tecnológicos y financieros que la conforman. Esto se traduce en la obtención de resultados favorables que ayudarán a alcanzar las metas propuestas.
Esta optimización le ofrece a la empresa diferentes propuestas, en las que se contemplan la posibilidad de ahorrar en algunos recursos o la necesidad de trabajar rápidamente en algún punto crítico que esté afectando el crecimiento de la misma.
El manejo eficaz de los recursos es la pieza clave para el crecimiento y prosperidad de una organización.
Reduce los costos
Uno de los principios de la administración es mejorar la efectividad. Esto se traduce directamente en una reducción de costos, aspecto muy importante dentro de toda organización.
Para lograr esto, la administración utiliza como estrategia una combinación acertada entre los diferentes recursos. Además, utiliza diferentes procesos y estrategias de control operacional.
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